Pourquoi un client demande-t-il une attestation de vigilance ?

Parce que, pour tout contrat d'au moins 5 000 euros hors taxes, le donneur d'ordre doit se la faire remettre, puis la réclamer tous les six mois jusqu'à la fin du contrat, d'après la fiche de justice.fr.

Qui délivre l'attestation de vigilance ?

L'Urssaf. Elle se télécharge depuis l'espace en ligne de l'entreprise ; au démarrage d'activité, seule une attestation provisoire est délivrée.

Dossier de référencement fournisseur : les pièces à tenir

Quand un client important vous référence comme fournisseur, son service achats vous envoie une liste de pièces : identité de l'entreprise, attestation de vigilance de l'Urssaf, attestations d'assurance, coordonnées bancaires, conditions générales de vente, parfois un questionnaire sur la qualité, la sécurité ou l'environnement. Le dossier se constitue une fois, mais certaines pièces expirent et doivent être renvoyées. L'enjeu pour l'équipe commerciale est de ne pas perdre une affaire ou un paiement parce qu'une attestation a six mois de trop.

Les pièces le plus souvent demandées

Pièce	Pourquoi	Durée de vie à suivre
Attestation de vigilance (Urssaf)	Obligation du donneur d'ordre pour un contrat d'au moins 5 000 euros hors taxes	À renvoyer tous les six mois pendant le contrat
Identité de l'entreprise	Numéro SIREN, forme juridique, adresse du siège, numéro de TVA intracommunautaire, qui figurent aussi sur vos factures	À mettre à jour à chaque changement
Coordonnées bancaires	Création du fournisseur dans le système de paiement du client	À chaque changement de banque
Attestations d'assurance	Responsabilité civile professionnelle, parfois d'autres garanties selon le métier	Date de fin de la période couverte
Conditions générales de vente	Que le client peut demander, et que vous devez alors lui communiquer	À chaque nouvelle version
Certificats et qualifications	Qualité, environnement, qualification professionnelle	Date de fin de validité
Questionnaire du client	Sécurité informatique, responsabilité sociale, conformité	À chaque campagne du client

Cette liste est indicative : chaque client a la sienne, et certains secteurs ajoutent des pièces propres à leur métier.

L'attestation de vigilance, la pièce qui revient

La fiche de justice.fr sur l'attestation de vigilance indique :

c'est un document qui certifie qu'une entreprise est en règle concernant ses obligations sociales, délivré par l'Urssaf et téléchargeable depuis son espace en ligne ;
elle doit être présentée pour tout contrat d'un montant égal ou supérieur à 5 000 euros hors taxes, montant apprécié globalement même si la prestation est payée ou facturée en plusieurs fois ;
le donneur d'ordre la réclame tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du contrat ;
pour une entreprise qui emploie des salariés, elle indique le nombre de salariés et le montant total des rémunérations déclarées ;
une entreprise verbalisée pour travail dissimulé ne peut pas l'obtenir, sauf si elle paie les cotisations correspondantes.

Conséquence pratique : un client qui vous achète régulièrement vous la redemandera deux fois par an. Sans elle, le service achats peut bloquer une commande ou un paiement. Les conditions de blocage sont celles du client ; renseignez-vous auprès de lui.

Le dossier fournisseur, une fois pour toutes

Un dossier unique pour l'entreprise, avec la version en vigueur de chaque pièce et sa date de fin de validité en tête.
Un tableau des échéances : attestation de vigilance, assurances, certificats. Une colonne « prochain renouvellement » suffit.
Un responsable : souvent l'administration des ventes ou l'assistante commerciale, en lien avec la comptabilité pour les attestations sociales.
Les réponses types aux questionnaires : présentation de l'entreprise, organisation de la qualité, mesures de sécurité informatique, politique environnementale. Rédigées une fois, datées, validées par la personne compétente.
Un suivi par client : quelles pièces ont été envoyées, à quelle date, à quel interlocuteur.

Ce que l'assistant d'équipe fait de ce dossier

Les questions reviennent souvent, et rarement au bon moment : « Le service achats de tel client redemande notre attestation, on a la dernière ? », « Quel est notre numéro de TVA intracommunautaire ? », « Qu'avons-nous répondu l'an dernier à la question sur la sauvegarde des données ? ».

Un assistant interne qui lit le dossier fournisseur peut :

donner la pièce en vigueur et sa date, en citant le fichier ;
signaler qu'une pièce est expirée d'après le tableau des échéances ;
retrouver la réponse type à une question d'un questionnaire, que le commercial adapte ;
rappeler la règle de l'attestation de vigilance et sa source.

Il ne télécharge pas l'attestation à votre place, ne signe pas un questionnaire et ne certifie rien : la personne qui envoie la pièce vérifie qu'elle est la bonne. Les coordonnées bancaires, elles, ne se transmettent que par le canal prévu avec le client, après vérification : un assistant ne doit pas les donner sur simple demande dans une conversation.

Le lien avec les appels d'offres

Beaucoup de ces pièces se retrouvent dans un dossier de candidature à un marché public. Rangez-les une seule fois, dans la bibliothèque de réponses aux appels d'offres, et faites pointer le dossier fournisseur vers elle : une attestation mise à jour sert alors aux deux.