Que mettre dans une bibliothèque de réponses aux appels d'offres ?

Les références classées par type de prestation, les moyens humains et matériels, les certificats et qualifications avec leur date de fin, les chiffres d'affaires des derniers exercices, et des paragraphes types de présentation et de méthode.

Peut-on réutiliser un mémoire technique d'un appel d'offres à l'autre ?

On réutilise des blocs : présentation, moyens, démarche qualité. La réponse au besoin de l'acheteur s'écrit à chaque fois à partir de son cahier des charges.

Bibliothèque de réponses aux appels d'offres

Une bibliothèque de réponses aux appels d'offres est l'endroit où l'entreprise range tout ce qui se réutilise d'un dossier à l'autre : références, moyens humains et matériels, certificats, chiffres, paragraphes types. Elle évite de repartir du dernier dossier envoyé, avec ses chiffres périmés et le nom de l'ancien client oublié dans un coin. Avec un assistant qui l'interroge, le chargé d'affaires retrouve en quelques questions la référence la plus proche du marché visé.

Cette page parle de la bibliothèque et de son usage par l'équipe, pas de la rédaction du mémoire technique lui-même.

Ce que l'acheteur public peut demander

Pour les marchés publics, l'arrêté du 22/03/2019 fixe la liste des renseignements et documents qu'un acheteur peut exiger des candidats. Pour les marchés autres que de défense ou de sécurité, son article 3 précise que cette liste est limitative. C'est un bon plan pour votre bibliothèque, puisque ce sont les pièces qu'on vous demandera.

Ce que prévoit l'arrêté	Ce que la bibliothèque doit contenir
Liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, avec attestations de bonne exécution pour les plus importants	Fiches références travaux, attestations rangées avec chaque fiche
Liste des principales livraisons ou des principaux services fournis au cours des trois dernières années	Fiches références fournitures et services, avec montant, date, destinataire
Effectifs moyens annuels et importance du personnel d'encadrement	Tableau des effectifs par année
Titres d'études et professionnels des cadres, notamment des responsables de prestations de même nature	CV types à jour des responsables
Outillage, matériel et équipement technique	Liste du parc matériel
Mesures de gestion de la qualité, de gestion environnementale	Descriptions types, certificats
Certificats de qualité et de qualification professionnelle	Certificats avec date de fin de validité

L'article 2 du même arrêté porte sur la capacité économique et financière : déclaration du chiffre d'affaires sur trois exercices au plus, déclarations appropriées de banques ou preuve d'une assurance des risques professionnels, bilans des trois dernières années pour les opérateurs tenus d'en établir. Gardez ces éléments à jour dans la bibliothèque, exercice par exercice.

La fiche référence

C'est l'élément le plus demandé et le plus mal tenu. Une fiche par réalisation, toujours dans le même format :

l'intitulé de la prestation et sa nature (travaux, fournitures, services) ;
le client, public ou privé, et l'accord pour le citer ;
le montant et la date ou la période d'exécution ;
le lieu ;
ce qui a été fait, en cinq lignes ;
les moyens mobilisés ;
l'attestation de bonne exécution si elle existe ;
des mots clés de secteur et de technique.

Les dates comptent : une référence de travaux sort de la fenêtre des cinq ans, une référence de services de celle des trois ans. Une colonne « date de fin d'utilisation » évite d'envoyer une référence que l'acheteur ne peut pas retenir.

Les paragraphes types

Une partie du dossier se répète : présentation de l'entreprise, organisation, démarche qualité, sécurité, gestion environnementale, moyens de suivi du chantier ou de la prestation. Rédigez-les une fois, proprement, avec une date de mise à jour, et rangez-les par thème. Ils sont un point de départ : chaque dossier les adapte au cahier des charges.

Ce qui ne se réutilise pas, c'est la réponse au besoin de l'acheteur. Elle s'écrit à partir du règlement de consultation et du cahier des charges, à chaque fois.

Ce que l'assistant apporte à l'équipe

Trouver la bonne référence : « Quelles références de services en restauration collective avons-nous sur les trois dernières années, au-delà de tel montant ? »
Retrouver un justificatif : « Où est l'attestation de bonne exécution du chantier de l'école ? », « Notre qualification est-elle encore valide ? »
Assembler une première version des parties répétitives à partir des paragraphes types, que le chargé d'affaires reprend.
Repérer les trous : un certificat expiré, une référence sans attestation, un chiffre d'affaires non mis à jour.

Il ne décide pas de répondre ou non à un marché, et il ne remplace pas la relecture finale du dossier.

Les règles de tenue

Un responsable : souvent l'assistante commerciale ou le responsable des appels d'offres.
Une mise à jour après chaque marché : la nouvelle référence est saisie dès l'attestation reçue.
Une revue annuelle : effectifs, chiffre d'affaires, certificats et qualifications, CV.
Rien de confidentiel d'un client dans les fiches sans son accord, et pas de données personnelles inutiles dans les CV types.
Une seule version de chaque pièce dans la base de l'assistant ; les anciennes sont archivées à part.

Une plateforme d'assistant documentaire construit sa base à partir des fichiers que vous lui envoyez. C'est le cas d'ALMA, la plateforme d'IArche. Une bibliothèque tenue selon ces règles est donc le travail préalable qui rend l'assistant utile ; elle a sa place dans la base de connaissances commerciale.