Contacts d'un salon professionnel : les règles après

Les contacts recueillis sur un salon professionnel (cartes de visite, badges scannés, inscriptions sur le stand) sont des données de prospects comme les autres. Les règles générales de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) s'appliquent : un professionnel peut recevoir un courriel commercial sans avoir donné son accord si le message est en rapport avec sa profession, à condition d'être informé et de pouvoir s'opposer ; un particulier, lui, doit avoir consenti. Les pages de la CNIL lues pour cette fiche ne traitent pas spécifiquement des salons : ce sont leurs règles générales qui sont reprises ici.

Professionnel ou particulier : la première question

Certains salons mêlent les deux publics. Le statut du contact décide de tout :

Un badge scanné ou une carte laissée dans l'urne n'est pas, à lui seul, un consentement d'un particulier à recevoir des offres par courriel. Si votre stand reçoit du public particulier, prévoyez une case non cochée et une phrase claire sur le formulaire d'inscription.

Informer les personnes

La CNIL rappelle que la personne doit être informée de l'utilisation de ses coordonnées. Sur le stand, une phrase sur le formulaire ou près du lecteur de badges suffit à dire qui collecte, pour quoi faire et comment s'opposer. Si les contacts vous sont transmis par l'organisateur du salon, ce sont des données acquises auprès d'un tiers : la CNIL demande de vérifier que les personnes ont été informées de cette utilisation et qu'elles peuvent s'y opposer, et, d'après ses questions-réponses du 28/01/2022, de les informer de la source des données au plus tard dans le délai d'un mois.

Dans chaque message ensuite : l'identité de l'entreprise et un moyen simple de refuser les envois suivants.

Ranger les contacts pour l'équipe

L'après-salon se joue dans les jours qui suivent, et c'est souvent là que les règles se perdent. Une méthode simple :

1. Saisir les contacts dans le CRM (logiciel de gestion de la relation client) avec trois champs : source (« salon X, date »), statut (professionnel ou particulier), base de la prospection (intérêt légitime ou consentement, avec sa date).
2. Dédoublonner avant d'écrire, pour ne pas relancer deux fois un client existant ; la page détecter et fusionner les doublons dans un CRM décrit la méthode.
3. Vérifier la liste d'opposition : la CNIL recommande une liste repoussoir pour ne pas recontacter les personnes qui ont refusé.
4. Noter ce qui a été dit sur le stand en termes factuels : la CNIL recommande des commentaires pertinents et non excessifs, que la personne peut lire en exerçant son droit d'accès.

Ce que fait l'assistant d'équipe

Le lundi qui suit le salon, les vendeurs posent les mêmes questions : « Ce contact est un artisan en nom propre, je peux lui envoyer la documentation ? », « Combien de temps garde-t-on les contacts d'un salon ? ». Un assistant qui a lu la fiche interne de l'équipe, écrite à partir de ces règles, répond avec la source. La décision de relancer, et la vérification du statut du contact, restent au vendeur. Les règles complètes par canal sont sur la page prospection B2B et B2C.